This following message was sent to the McGill community by Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on May 29.
Dear members of the McGill community,
The past week brought some significant changes to the social gathering restrictions in Montreal. As we head into the weekend, I would like to take a moment to update you on McGill’s own developments relating to campus access.
Before I get to that, a reminder: Although the University remains operational, most employees are to continue to work from home until further notice. Only employees who are engaged in approved services (including construction projects), or approved research activities, are currently allowed on campus. People authorized to be on campus are required to read and follow the mandatory directives, and watch training videos for preventing the spread of COVID-19.
Research phase-in
On May 11, we began implementing Phase 1 of the gradual resumption of select on-campus research activities. The phase-in was deployed under a strictly controlled environment, following public health authority directives, to ensure our community’s health and safety. Throughout the process, the University conducted ongoing evaluations of protocols enacted in the re-opened buildings.
I am pleased to report that Phase 1 was successfully implemented and there have been no reported cases of COVID-19 on our campuses. The University will therefore initiate Phase 2 on Monday, June 1.
As previously communicated, Phase 2 will focus on select research labs in the following buildings:
- Life Sciences Complex: Bellini Building, Goodman Cancer Research Centre, and McIntyre Medical
- Macdonald Engineering
- McConnell Engineering
- Rutherford Physics
- Stewart Biology
As with Phase 1, the University will carefully monitor the Phase 2 roll-out. This will include assessments of: public health and government directives, adherence to the on-campus safety directives, the availability of personal protective equipment (PPE), and the outcome of the Environmental Health & Safety (EHS) inspections. The University will continue to evaluate the implementation of Phase 1 activities.
Thank you to everyone for their collaboration in the safe implementation of Phase 1.
Building access
Access to buildings will evolve as McGill gradually phases in on-campus activities. Buildings are currently classified according to four categories, depending on how access is being managed:
- Category 1 (fully managed access)
- Category 2 (limited access)
- Category 3 (no access)
- Category 4 (isolated construction sites and rentals)
The activities that can be carried out in a building will depend on its category.
If you have received permission to be on campus for any reason, or are considering applying for permission, please check the access status of your building on this page. The page will be regularly updated; as EOC approves additional on-campus activities, some buildings will change categories.
Retrieval of items from campus
In recognition of the extended work-from-home period, staff may now request permission to retrieve personal items, or necessary mobile work items, from campus. Students may also request to retrieve items.
All requests must be approved in writing:
- Students are asked to contact their respective Faculties.
- Staff are asked to contact their supervisors.
Approvals must include a description of the items to be retrieved. Permissible work items include computer monitors, files, and ergonomic chairs purchased specifically for an employee. Research equipment cannot be retrieved from campus.
Working on campus
Although the majority of McGill employees will continue to work remotely, we are seeing a gradual increase in the number of people on our campuses. If you have been authorized to work on campus, please remember that you are required to read and follow the University’s mandatory directives for preventing the spread of COVID-19 on campus.
Two-metre physical distancing is particularly important for facilitating a safe and efficient transition back to on-campus activities. I can appreciate that not all work activities naturally lend themselves to physical distancing, and I thank you for your flexibility in adapting work schedules, workspaces, and work processes as needed, or, where such adaptions are not possible, using physical barriers such as personal protection equipment or dividers.
Safety protocols
Please be reminded that, given the situation in the Quebec CHSLD network, students or staff who are working part-time in a CHSLD are not allowed to also work part-time in a research lab on campus. Moreover, the University has developed protocols should an employee exhibit symptoms while on campus, be unable to report to work because of symptoms, and/or test positive for COVID-19. It is of paramount importance that all community members involved in on-campus activities comply with safety protocols. To help maintain a safe environment, the University has established a procedure for reporting non-compliance.
Our progress is truly a community effort, and I thank you for your collaboration. I hope you and your loved ones are in good health and spirits, and can take advantage of the beautiful summer weather. Thank you for reading.
Sincerely,
Fabrice Labeau
Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre
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Chers membres de la communauté mcgilloise,
Les règles régissant les rassemblements dans la région montréalaise se sont passablement assouplies au cours de la dernière semaine. À l’approche de la fin de semaine, je prends quelques minutes pour vous transmettre de l’information récente sur l’accès à nos campus.
Mais d’abord et avant tout, un petit rappel : bien que l’Université demeure opérationnelle, la plupart des employés doivent continuer de travailler de la maison jusqu’à nouvel ordre. À l’heure actuelle, seuls les employés qui fournissent des services approuvés (notamment dans le cadre de projets de construction) ou qui participent à des activités de recherche autorisées ont accès à nos campus. Les personnes autorisées à travailler sur le campus doivent lire et observer à la lettre les directives à suivre et visionner les vidéos de formation sur la prévention de la COVID-19.
Reprise graduelle de la recherche
Le 11 mai dernier, nous avons mis en route la phase 1 de la reprise graduelle de certaines activités de recherche sur les campus. Nous avons procédé à ce redémarrage dans des conditions rigoureusement contrôlées, conformément aux consignes de la santé publique, afin de préserver la santé et la sécurité de notre communauté. Tout au long du processus, l’Université a évalué régulièrement les protocoles en place dans les immeubles ouverts.
J’ai le plaisir de vous annoncer que la phase 1 s’est très bien déroulée et qu’aucun cas de COVID-19 n’a été signalé sur nos campus. L’Université entamera donc la phase 2 du redémarrage le lundi 1er juin.
Comme nous l’avons indiqué précédemment, cette deuxième phase vise certains laboratoires des immeubles que voici :
Complexe des sciences de la vie : Pavillon Bellini, Centre de recherche sur le cancer Goodman et Pavillon des sciences médicales McIntyre;
- Pavillon de génie Macdonald;
- Pavillon de génie McConnell;
- Pavillon de physique Rutherford; et
- Pavillon de sciences biologiques Stewart.
Comme elle l’a fait en phase 1, l’Université surveillera de près le déroulement de la phase 2, en portant une attention particulière au respect des directives de la santé publique et du gouvernement, au respect des consignes de sécurité en vigueur sur les campus, à la disponibilité de l’équipement de protection individuelle et aux constats des inspecteurs de l’Unité Santé, sécurité et environnement. Par ailleurs, la surveillance des activités de la phase 1 se poursuivra.
Un grand merci à tous pour votre collaboration dans le déploiement sans heurts de la phase 1.
Accès aux immeubles
Les modalités d’accès aux immeubles évolueront au fil de la reprise des activités sur le campus. Les immeubles sont actuellement regroupés en quatre catégories d’accès :
- catégorie 1 (accès strictement contrôlé);
- catégorie 2 (accès restreint);
- catégorie 3 (aucun accès); et
- catégorie 4 (chantiers de construction isolés et locations).
Les activités autorisées dans un immeuble sont fonction de la catégorie d’accès.
Si vous êtes autorisé à venir sur le campus ou souhaitez demander une autorisation, consultez cette page pour connaître la catégorie d’accès de votre immeuble. Elle sera mise à jour régulièrement, puisque certains immeubles changeront de catégorie au fur et à mesure que le Centre des opérations d’urgence allongera la liste des activités en présentiel autorisées.
Récupération d’articles sur le campus
Comme le télétravail se prolonge, les employés pourront désormais obtenir une autorisation pour venir sur le campus récupérer des articles personnels ou des outils de travail. Les étudiants peuvent également venir récupérer des articles.
La demande doit être approuvée par écrit. Pour l’obtenir :
- les étudiants doivent s’adresser à leur faculté; et
- les employés doivent s’adresser à leur supérieur.
La demande approuvée doit comprendre une description des articles à récupérer. Ainsi, un employé pourra venir chercher un écran, des dossiers ou une chaise ergonomique achetée spécialement pour lui. À noter que le matériel de recherche doit rester sur les campus.
Travail sur le campus
Bien que la majorité des employés de l’Université demeurent en télétravail, il y a de plus en plus de gens sur nos campus. Si vous êtes autorisé à travailler sur le campus, n’oubliez pas que vous devez impérativement lire et observer à la lettre les consignes de l’Université sur la prévention de la propagation de la COVID-19 sur le campus.
Je me permets d’insister sur le maintien de la distance de deux mètres, particulièrement importante pour une transition sans heurts et sécuritaire vers les activités en présentiel. Cela dit, je suis parfaitement conscient que certaines activités se prêtent mal à la distanciation physique et qu’il faut parfois modifier les horaires ou les lieux et les méthodes de travail, ou encore recourir à des barrières physiques, telles que de l’équipement de protection individuelle ou des cloisons. Je tiens donc à vous remercier pour votre souplesse.
Protocoles de sécurité
En raison de la situation dans le réseau des CHSLD du Québec, les étudiants ou les membres du personnel qui travaillent à temps partiel dans un CHSLD ne sont pas autorisés à travailler également à temps partiel dans un laboratoire de recherche sur le campus. De plus, l’Université a mis en place des protocoles à suivre dans le cas où un employé présenterait des symptômes pendant sa présence sur le campus, ne pourrait pas venir travailler en raison de symptômes ou aurait reçu un résultat positif au test de dépistage de la COVID-19. Les membres de la communauté qui participent à des activités sur le campus doivent impérativement respecter les protocoles de sécurité. L’Université a rédigé une procédure de déclaration d’un manquement aux protocoles de sécurité afin de préserver un milieu de travail sûr.
La réussite de ce redémarrage repose entre nos mains à tous, et je vous remercie de votre collaboration. J’espère que vous et vos proches vous portez bien, gardez le moral et pouvez profiter pleinement de cette chaleur estivale. Merci de votre attention.
Cordiales salutations,
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence