Coronavirus (COVID-19) update: Self-declaration, student loans, academic planning, and residences

Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), recaps the most recent developments regarding McGill's COVID-19 measures

This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on March 25.

Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante).

La version française suit.

Dear members of the McGill community,                                                                                                                 

As well as updating you on the most recent COVID-19 measures being implemented at McGill, I want to take this opportunity to express my gratitude.

These are difficult times and we are trying our best to give guidance, relay important information and offer support to our friends and colleagues at McGill. But it is definitely a two-way street, and I am most grateful to all of you who have so generously offered your expertise as we work together on finding solutions to each challenge that presents itself.

I also thank you for the support you’ve shown. Your words of encouragement have a much bigger impact than you will ever know.

Here are some updates for our community: 

Self-declaration forms and confidentiality

As I have mentioned in earlier messages, if you have tested positive for COVID-19, are awaiting test results, or are self-isolating, please follow the instructions for submitting a self-declaration form. The form is an important tool for safeguarding the health and safety of our community, and restricting the outbreak in the general population.

I would like to remind you that the University will only share personal information with the Direction de la santé publique (DSP) as required. Personal information will not be shared with the community.

The table below outlines the respective roles of the University and the DSP in cases of positive test results.

Student financial assistance 

The Quebec government has announced suspension of debt for students on Aide financière aux études (AFE).  The measure includes repayments of all loans contracted under the Loans and Bursaries Program and the Loans for Part-time Studies Program. As well, students will not be required to pay interest on their student loans during this period. All repayment plans will automatically be postponed, meaning people who have contracted student loans do not have to take any action. The details of this and other measures within various government student financial assistance programs across North America can be found on the Scholarships & Student Aid website.

Academic Planning

The Academic Planning Group has been working closely with all Faculty Deans and other campus partners to support students through this extremely challenging time. Our goal is to support as many students as possible as they work to complete all of their courses this term. The academic measures framework is applicable to students registered in this current Winter 2020 term. This plan has underlying principles of wellness and health, equity and fairness, student success, maintaining high academic standards, trust, flexibility, and is sensitive to the workloads of all members of the McGill community.

Two measures were already announced to the community: The Satisfactory/Unsatisfactory option will be available to students for many of their courses, and the deadline for Withdrawal from a course in Minerva has been extended to 15 April 2020.

Additionally, students who are unable to complete a final exam this term will either be able to defer, or may receive a grade of “K” for incomplete in place of the standard “J” which equates to a Failure. There will also be more than one Deferred examination period, including an earlier period to ensure graduating students can complete their course before a graduation date in the late spring. Official medical documentation will not be required for the options presented. All students will also receive a special notation on their transcripts for the Winter 2020 term to indicate the extenuating circumstances faced by all.

The implementation of all these measures is still under development, but the overall framework can be found here. Additional information about how these measures will be applied in your Faculty and Program will be forthcoming in the coming days.

Students still living in residences 

Student Housing and Hospitality Services is committed to providing the safest residence environment to those students who still remain in residences while maintaining essential services. In order to strike a balance between accommodating as many students as possible, and providing the safest residence environment that we can, we ask that all students who can safely move out of residences seriously consider doing so. Please report your departure date by contacting housing.residences@mcgill.ca

 

Once again, I thank you for your perseverance, patience and resilience. In this strange time of social distancing, as restrictions necessarily grow tighter, I am confident that our collective effort will see us through.

When you have questions, please check the McGill coronavirus page. We are doing our best to update the page with new information, including daily video updates from my colleague Chris Buddle and other senior administrators. If the webpage FAQ does not answer your questions, please write to COVID-19.info@mcgill.ca.

Stay safe, be kind and remember that we are all here for each other.

Sincerely,

Fabrice Labeau

Deputy Provost (Student Life and Learning)
on behalf of the University Emergency Operations Center

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Chers membres de la communauté mcgilloise,

Je souhaite vous faire part des mesures les plus récentes prises par l’Université dans la foulée de la COVID-19, mais d’abord et avant tout, permettez-moi de vous dire toute ma gratitude.  

En ces moments difficiles, nous faisons de notre mieux pour vous guider, vous transmettre de l’information importante et vous soutenir tous, amis et collègues de l’Université McGill. Mais de notre côté, nous pouvons aussi compter sur vous : je suis infiniment reconnaissant à vous tous qui avez si généreusement mis votre savoir à notre service afin que nous puissions trouver ensemble des solutions aux problèmes à mesure qu’ils se présentent.

Un grand merci également pour votre sollicitude. Vos mots d’encouragement nous vont droit au cœur, soyez-en assurés.  

Voici donc les nouvelles du jour. 

Confidentialité du formulaire d’autodéclaration

Comme je l’ai souligné dans des messages antérieurs, si vous avez obtenu un résultat positif au test de dépistage de la COVID-19, êtes en attente d’un résultat ou êtes en isolement volontaire, nous vous prions de remplir le formulaire d’autodéclaration. Cet outil précieux nous aide à préserver la santé et la sécurité de notre communauté, tout comme à endiguer l’éclosion dans l’ensemble de la population. 

Je tiens à réitérer ici que l’Université ne transmettra les renseignements personnels qu’au besoin, et uniquement à la Direction de la santé publique (DSP). Ces données ne seront pas communiquées à la communauté. 

Le tableau qui suit fait état des rôles respectifs de l’Université et de la DSP lors de l’obtention d’un résultat positif à un test de dépistage. 

Aide financière aux étudiants

Le gouvernement du Québec a annoncé la suspension du remboursement de tous les prêts contractés dans le cadre du Programme de prêts et bourses et du Programme de prêts pour les études à temps partiel. En outre, les étudiants n’auront pas à payer d’intérêt sur leur prêt pendant la période visée. Les reports de remboursement se feront automatiquement : en d’autres termes, aucune action n’est requise de la part des personnes ayant contracté un prêt étudiant. Pour en savoir davantage sur ces mesures et celles d’autres programmes gouvernementaux d’aide financière aux études en Amérique du Nord, consultez le site Web du Bureau des bourses et de l’aide financière aux étudiants.  

 

Planification de l’enseignement

En étroite collaboration avec les doyens et tous ses partenaires du campus, le Groupe de planification de l’enseignement s’emploie à soutenir les étudiants en cette période extrêmement difficile. Son but : aider le plus d’étudiants possible à mener à bonne fin tous leurs cours de la session. Le cadre mis en place s’applique aux étudiants inscrits à la session de l’hiver 2020. Le Groupe est guidé dans ses actions par les principes suivants : santé et bien-être, équité, réussite des étudiants, respect de normes académiques élevées, confiance, souplesse et prise en compte de la charge de travail de l’ensemble des membres de notre communauté. 

Le groupe a déjà annoncé la mise en œuvre de deux mesures. Ainsi, les étudiants pourront se prévaloir de l’option satisfaisant/insatisfaisant pour bon nombre de leurs cours, et la date limite d’abandon de cours dans Minerva a été reportée au 15 avril 2020.  

En outre, les étudiants qui ne pourront pas passer un examen final pour la session en cours pourront soit différer cet examen, soit recevoir la note « K » (incomplet) au lieu de l’habituel « J », qui équivaut à un échec. Par ailleurs, il y aura plus d’une période de report d’examen, notamment une période devancée qui permettra aux finissants de terminer leur cours avant l’obtention de leur diplôme à la fin du printemps. Les étudiants n’auront pas à présenter de certificat médical pour se prévaloir de ces options. Enfin, le relevé de notes de la session de l’hiver 2020 fera mention, pour tous les étudiants, des circonstances atténuantes applicables à tous.  

Nous nous employons actuellement à organiser l’instauration de ces mesures, mais le cadre général de nos actions est exposé ici. Vous en saurez davantage dans les jours qui viennent sur la mise en application de ces mesures au sein de votre faculté ou dans votre programme.  

 

Étudiants logeant encore dans les résidences

Le Service de logement étudiant et d’hôtellerie tient à offrir le milieu de vie le plus sûr possible aux étudiants qui habitent encore dans ses résidences et à assurer le maintien des services essentiels. Nous cherchons à héberger le plus grand nombre d’étudiants possible tout en leur offrant les conditions de vie les plus sûres qui soient, et c’est pourquoi nous demandons à tous les étudiants qui peuvent quitter les résidences en toute sécurité d’envisager sérieusement de le faire. Pour signaler votre départ, écrivez à housing.residences@mcgill.ca.  

 

Je salue, une fois de plus, votre persévérance, votre patience et votre résilience. Ironiquement, je suis convaincu que c’est en nous serrant les coudes que nous composerons le mieux avec l’éloignement social qui, selon toute vraisemblance, ne fera que s’intensifier.

Si vous avez des questions, consultez la page sur le coronavirus de l’Université. Nous nous efforçons de la tenir à jour et d’y publier des vidéos quotidiennes de mon collègue Chris Buddle et d’autres membres de la haute direction. Si vous ne trouvez pas réponse à vos questions dans la FAQ, écrivez à COVID-19.info@mcgill.ca

Soyons bienveillants les uns avec les autres et solidaires dans l’adversité. Portez-vous bien. 

Cordiales salutations, 

Fabrice Labeau 

Premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante),
au nom du Centre des opérations d’urgence de l’Université McGill

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