The following message was sent to the McGill community earlier today by Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning).
Dear members of the McGill community,
Our campuses usually become much quieter during summer but, of course, there is nothing “usual” about the year we are having. Indeed, even though the vast majority of us will continue to work remotely for the foreseeable future, our campuses are becoming increasingly livelier, relatively speaking. Here are this week’s updates on progress and developments relating to McGill’s continued operations during the COVID-19 lockdown.
Research ramp-up Phase 2
We are nearing the end of the second week of Phase 2 of the gradual resumption of select on-campus research activities, and I’m pleased to report that those activities are progressing well.
Phase 2 continues to be deployed under a strictly controlled environment, following public health authority directives, to ensure our community’s health and safety. Throughout the ramp-up process, the University is conducting ongoing assessments of public health and government directives, adherence to the protocols enacted in re-opened buildings, the availability of personal protective equipment (PPE), and the outcome of the Environmental Health & Safety (EHS) inspections.
Starting the week of June 22, Phase 3 will begin with the following:
- Burnside Hall
- Duff Medical Building
- Frank Dawson Adams Building
- Irving Ludmer Psychiatry Research and Training Building
- McGill Genome Centre
- Macdonald-Harrington Building
- Redpath Museum research areas (museum will remain closed to the public)
- All Macdonald Campus facilities that have not already reopened
Working on campus
To help facilitate the safe return of those select employees who have been granted permission to work on campus, the University has developed a practical quick reference guide that you are asked to consult before coming to campus for the first time.
If you have been authorized to work on campus, please remember that you are required to read and follow the mandatory directives, including a strong recommendation from public health authorities to wear a face covering especially when two-meter physical distancing is not possible, and watch training videos for preventing the spread of COVID-19.
The disclosure of exposure or illness is essential for safeguarding health and safety, and limiting transmission in the McGill community. Prior to entering any McGill building, all employees (including student employees) and students must complete, on a daily basis, the Minerva self-assessment form.
On-campus activities
Although only approved necessary activities are currently allowed on campus, the Emergency Operations Centre (EOC) is beginning to look at selectively authorizing some on-campus operations and practical teaching activities that cannot be carried out remotely. To help this process, it has published a framework for the gradual resumption of activities on campus, which include key elements to consider (for example, prioritizing work from home when efficient, and determining which activities require physical distancing, physical barriers and/or PPE), the approvals required for various types of activities, and the corresponding directives.
The EOC has also published directives for the resumption of other on-campus activities, not relating to teaching, research or construction. These directives include a summary of required approvals and an outline of what information must be included in a proposed resumption plan.
Please note that EOC authorization will depend on whether an activity can comply with safety directives, as well as the prioritization of the resources required to plan and operate the activity.
Student Life & Learning
We are excited to see that we are getting a very strong signal from our newly admitted students confirming their acceptance to join the thousands of already-registered returning students in the fall. It is a great demonstration of the confidence and trust our community has in our ability to deliver our academic programs and courses throughout the Fall term, as well as in the planning and work being done by the academic leadership and staff all across the University to examine possibilities for on-campus student life and learning activities, which will respect careful safety protocols. We know that a lot of students are planning on being in Montreal in the Fall, and many of our newly admitted students are looking to book their spots in our residence halls.
The University recognizes that the McGill experience is about more than classrooms and academics, so we are actively working on building student engagement initiatives to strengthen connections among our student community. We are working closely with students to plan and develop virtual welcome and orientation activities for incoming students, as well as initiatives for preparing returning students for a virtual environment. Proposed initiatives include:
- A one-stop-shop landing page for engagement and student connections
- Peer-to-peer engagement allowing students to network
- Connecting incoming students with returning students and recent grads to get a good taste of the McGill experience
- Virtual student communities for diverse student populations
- Forming virtual interest groups and activities, wellness, art hives, etc.
- Experiential learning opportunities including community engagement and work experience
- Virtual engagement activities in combination with in-person activities as restrictions are lifted
Fall 2020 student fees
Last but not least, the University has defined principles governing non-tuition fees for the Fall 2020 semester: individual non-academic services, ancillary fees, course-specific fees and program-specific fees.
Thank you, as always, for your time and dedication. I hope you are keeping healthy and in good spirits.
Sincerely,
Fabrice Labeau
Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre
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Chers membres de la communauté mcgilloise,
Habituellement, il y a beaucoup moins d’activité sur nos campus pendant l’été, mais en cette année de pandémie, c’est le monde à l’envers. En effet, bien que la grande majorité d’entre nous demeurent en télétravail – et ce sera le cas pour une durée actuellement indéterminée – voilà qu’à l’aube de la saison estivale, nos campus reprennent vie tranquillement. Enfin, c’est une façon de parler. Voici notre mise au point hebdomadaire sur le maintien des activités de l’Université McGill pendant le confinement.
Phase 2 de la reprise des activités de recherche
Voilà presque deux semaines que nous avons lancé la deuxième phase du redémarrage graduel de certaines activités de recherche en présentiel, et j’ai le plaisir de vous annoncer que tout se déroule bien.
Nous continuons de déployer cette deuxième phase dans des conditions rigoureusement contrôlées et conformes aux directives de la santé publique afin de préserver la santé et la sécurité de notre communauté. Ainsi, l’Université évalue régulièrement le respect des directives du gouvernement et de la santé publique de même que des protocoles en place dans les pavillons rouverts, la disponibilité de l’équipement de protection individuelle (EPI) et les constats des inspecteurs de l’unité Santé, sécurité et environnement.
Dans la semaine du 22 juin, nous amorcerons la troisième phase du redémarrage dans les immeubles suivants :
- Pavillon Burnside;
- Pavillon des sciences médicales Lyman-Duff;
- Pavillon Frank-Dawson-Adams;
- Pavillon de la recherche et de la formation en psychiatrie Irving-Ludmer;
- Centre de génomique de McGill;
- locaux de recherche du Musée Redpath (le musée demeure fermé au public); et
- tous les immeubles du campus Macdonald.
Travail sur le campus
Soucieuse de la sécurité des quelques employés autorisés à réintégrer le campus, l’Université a mis à votre disposition un aide-mémoire pratique, le Guide de l’employé, dont il vous est recommandé de consulter avant votre arrivée sur le campus la première fois.
Si vous êtes autorisé à travailler sur le campus, n’oubliez pas que vous devez impérativement lire les directives et les observer à la lettre. De plus, les autorités sanitaires recommandent fortement le port d’un couvre-visage, surtout lorsque le maintien d’une distance physique de deux mètres n’est pas possible. Visionnez également les vidéos de formation sur la prévention de la propagation de la COVID-19.
Il est essentiel que les employés déclarent toute exposition à la COVID-19 ou tout symptôme de l’infection afin que nous puissions contenir la propagation du virus et préserver ainsi la santé et la sécurité de la communauté mcgilloise. Tous les jours, avant d’entrer dans un immeuble de l’Université, tous les employés (y compris les étudiants embauchés) et les étudiants doivent remplir le Formulaire d’autoévaluation sur Minerva.
Activités sur le campus
Bien que seules les activités indispensables dûment approuvées puissent actuellement se dérouler sur le campus, le Centre des opérations d’urgence (COU) envisage la reprise en présentiel de certaines opérations et activités d’enseignement non réalisables à distance. Dans cette optique, il a publié un cadre de redémarrage des activités en présentiel qui précise les principaux éléments à prendre en considération (par exemple, la priorisation du télétravail lorsque ce mode de prestation est efficace, le respect de la distance physique et le recours à des barrières physiques ou à l’EPI), les approbations à obtenir pour divers types d’activités et les directives connexes.
Par ailleurs, le COU a également publié des directives sur la reprise d’autres activités en présentiel, c’est-à-dire autres que l’enseignement, la recherche et la construction. Elles vous renseigneront sur les approbations à obtenir et l’information que doit contenir le plan de reprise proposé.
Pour autoriser ou non la reprise d’une activité, le COU prendra en considération le respect des consignes de sécurité et les ressources nécessaires au redémarrage de l’activité en fonction des priorités établies.
Études et vie étudiante
J’ai le plaisir de vous annoncer que nous avons reçu une réponse forte et encourageante des nombreux étudiants nouvellement admis qui nous ont confirmé qu’ils se joindraient à la communauté mcgilloise cet automne. Nous serons ravis de les accueillir, ainsi que les milliers d’étudiants qui nous reviendront après la pause estivale. C’est un vibrant témoignage de leur confiance en notre capacité de prodiguer notre enseignement à la session d’automne de même qu’envers toute l’équipe des études et de la vie étudiante, qui examine actuellement diverses possibilités pour la tenue d’activités sur le campus et ce, dans le respect des protocoles de sécurité. Nous savons également que de nombreux étudiants comptent s’installer à Montréal cet automne; d’ailleurs, bon nombre de nos nouveaux venus souhaitent avoir une place dans nos résidences.
Tout à fait consciente que la vie mcgilloise, c’est beaucoup plus que des cours et des études, l’Université s’affaire à organiser une vie sociale qui permettra à notre communauté étudiante de tisser des liens. En étroite collaboration avec nos étudiants, nous planifions actuellement des activités d’accueil virtuelles pour les nouveaux venus ainsi que des activités préparatoires aux études virtuelles pour les autres. En voici un aperçu :
- page de renvoi « guichet unique » pour les activités de la vie étudiante;
- socialisation entre pairs pour le réseautage;
- mise en rapport des nouveaux venus avec les étudiants qui nous reviennent et de jeunes diplômés, rompus à la vie mcgilloise;
- communautés virtuelles pour diverses populations étudiantes;
- groupes et activités virtuels axés sur les intérêts communs, par exemple le bien-être, l’art, etc.;
- activités d’apprentissage expérientiel dans les secteurs communautaire et professionnel; et
- activités sociales virtuelles et, au fil de la levée des restrictions, en présentiel.
Frais étudiants à l’automne 2020
Pour conclure, l’Université a établi des principes relatifs aux frais autres que les droits de scolarité pour la session de l’automne 2020, à savoir : services non liés aux études, frais auxiliaires ainsi que frais liés à des cours et à des programmes en particulier.
Merci, encore une fois, de votre patience et de votre dévouement. Prenez bien soin de vous et gardez le moral.
Cordiales salutations,
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence