Puisque près de 260 de nos collègues partiront à la retraite à la fin du mois d’août, le défi de reprendre le relais lors du semestre d’automne sera significatif car il s’agit d’une des périodes les plus occupées de l’année. « Les chefs d’équipes devront gérer pro-activement les gestes qui devront être posés à très court terme : d’abord, comment les tâches peuvent être redistribuées efficacement et quelles tâches peuvent être éliminées si elles ne sont pas essentielles à la mission de l’institution, » explique Johanne Houle, Directrice, Développement organisationnel aux ressources humaines.
Elle travaille activement avec son équipe à appuyer les facultés et les unités afin de gérer l’impact des défis auxquels l’université sera confrontée suite aux départs à la retraite. Après avoir consulté les gestionnaires à travers l’université ces derniers mois, Johanne et son équipe ont développé une série d’outils de soutien et de modules de perfectionnement pour gérer les grands changements, tout en mettant l’emphase sur trois priorités :
Trois priorités :
- Le transfert des connaissances : le besoin de documenter les connaissances historiques des individus et de documenter les processus et les procédures de travail qui y sont liés, avant leur départ.
- L’amélioration des processus : revoir les processus existants, évaluer leur efficacité, simplifier et optimiser, en lien avec les objectifs de l’unité et les besoins des intervenants clés.
- L’engagement des employés : optimiser les moyens pour faciliter la gestion du changement, minimiser le stress sur les employés et appuyer l’apprentissage continu et la reconnaissance, suite à ces départs.
Le transfert des connaissances doit se faire maintenant
Il faut procéder au transfert des connaissances dès maintenant, compte tenu du grand nombre de personnes qui partiront bientôt à la retraite. Il faut tenir compte de ce qui suit :
Les employés qui quittent :
- Les encourager à partager leurs propos et leur mentionner que les membres de l’équipe seront affectés par leur départ.
- Les encourager à partager leurs connaissances relativement au contenu de leur tâche dès que possible et susciter leur opinion quant à la simplification ou l’amélioration des méthodes de travail existantes.
Les employés qui demeurent en place :
- Les engager en les rassurant qu’ils ne feront pas « deux tâches pour le prix d’une ».
- Les inciter à songer à leur carrière – dans l’adversité, certains saisiront cette occasion pour perfectionner de nouvelles aptitudes afin de s’adapter plus facilement à cette nouvelle réalité. L’apprentissage continu est essentiel à leur engagement et à l’évolution de leur carrière.
Ce qu’il faut savoir à propos du transfert des connaissances :
- Identifier les livrables clés : leur raison-d’être, leur fréquence, les personnes ressources, les systèmes informatiques, les moments opportuns, les risques élevés (sécurité, créances, fraude) et l’intégrité des processus (par exemple, la perte d’une personne ressource clé).
Méthodes liées au transfert des connaissances :
- Saisir le profil de chacun des membres de l’équipe
- Inculquer la transparence
- Une ressource en appui, c’est bien, mais la formation polyvalente, c’est mieux
- Renforcer le travail d’équipe
- Centraliser les procédures
- Partager les meilleures pratiques
Ressources en transfert des connaissances :
- La boîte à outils liés à la planification de la main-d’œuvre au http://www.mcgill.ca/hr/workforce-planning/tool-kit
- D’autres outils pour vous appuyer dans ce contexte sont disponibles en cliquant sur les liens suivants :
Dans le prochain numéro de FORUM, nous examinerons l’amélioration des processus et comment composer avec le stress au travail.
Entre temps, si vous avez des questions ou si vous désirez apprendre comment l’équipe de Développement organisationnel peut vous aider, visitez notre site web – cliquez ici – où vous trouverez tout un éventail de programmes et d’outils et comment vous inscrire aux séances de perfectionnement.