Update: Home office expenses

Many of us have incurred expenses as a result of working from home during the pandemic. The University is working with CAUBO and KPMG to ask that the Canada Revenue Agency allow such expenses as eligible deductions in arriving at one’s personal taxable income.

Yves Beauchamp, Vice-Principal (Administration and Finance), sent the following message to McGill staff on Nov. 16, 2020. 

La version française suit.

 

Dear colleagues,

Since the onset of our provincially mandated work from home due to COVID-19, (effective March 16, 2020), many have incurred expenses related to their home workspace and accessories. McGill’s Reimbursement of Travel and Other Expenses does not allow for such home office expenses.

We have been diligently working with CAUBO (Canadian Association of University Business Officers) and KPMG to ask that Canada Revenue Agency (CRA) allow such expenses as eligible deductions in arriving at one’s personal taxable income.

Conventionally, under the Income Tax Act, an employee may be able to deduct from employment income the reasonable portion of workspace expenses, such as rent, utilities, minor repairs and home office supplies, including data usage fees, long-distance calls using personal phones and stationery, provided they are required to do so under a contract of employment and that they have not been reimbursed for these expenses.

The CRA’s view now is that if an employee and a manager have entered into a formal telework arrangement due to COVID-19, the employee is considered to have met the condition that they are “required” to provide a workspace in the home and to pay for some of the costs associated with providing this workspace for a defined time period.

The CRA has recently released a condensed form, namely Form T2200, which must be issued by employers to their employees to allow them to make home office expense claims on their personal tax returns.  There is a separate Quebec form, TP-64.3-V, which must also be issued.

We are working with KPMG to issue these forms for the 2020 personal taxation year, including a customized overview guide and FAQs.  Additionally, KPMG will provide a workspace allocation template to assist employees in preparing their home office expenses claim.

More information will be forthcoming as it becomes available. Please be sure to retain supporting documents (invoices) for home office expenses, for which you have not received reimbursement, in order to substantiate the deduction.

Sincerely,

Prof. Yves Beauchamp

Vice-Principal (Administration and Finance)

_____________________

 

Chers collègues,

Depuis le 16 mars 2020, date à laquelle le gouvernement provincial a préconisé le télétravail en raison de la COVID‑19, nombre d’entre nous ont engagé des dépenses liées à leur espace de travail à domicile et à l’achat de matériel de bureau. L’enveloppe de l’Université McGill dédiée au remboursement des frais de déplacement et autres dépenses ne couvre pas les dépenses de bureau à domicile de ce genre.

Nous avons travaillé activement avec l’Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU) et KPMG pour demander à l’Agence du revenu du Canada (ARC) d’accepter ces dépenses à titre de charges donnant droit à des déductions d’impôt sur le revenu imposable des particuliers.

La Loi de l’impôt sur le revenu prévoit normalement qu’un employé a le droit de déduire de ses revenus d’emploi une portion raisonnable de ses dépenses liées au bureau à domicile, telles que le loyer, les services publics, les réparations mineures et les fournitures de bureau à domicile, notamment les frais d’utilisation de données et les appels interurbains effectués à partir d’un téléphone cellulaire ou fixe personnel, à condition qu’il soit tenu de le faire en vertu de son contrat de travail et que ces dépenses ne lui aient pas été remboursées.

L’ARC estime désormais que, si un employé et un gestionnaire ont conclu un accord formel de télétravail en raison de la COVID-19, l’employé est considéré comme ayant rempli la condition selon laquelle il est « tenu » de fournir un espace de travail à domicile et d’assumer une partie des coûts qui y sont associés durant une période déterminée.

L’ARC a récemment mis au point un formulaire condensé, le formulaire T2200, qui sera remis aux employés par leur employeur aux fins de la déclaration des frais de bureau à domicile dans la déclaration de revenus des particuliers. Un second formulaire, le TP-64.3-V, sera également émis pour la partie provinciale.

Avec KPMG, nous préparons présentement les formulaires pour la déclaration de revenus des particuliers de 2020, ainsi qu’un guide explicatif personnalisé et plusieurs foires aux questions. KPMG fournira également aux employés un modèle de calcul de l’espace du logement alloué au bureau à domicile conçu pour faciliter la préparation de la déclaration des dépenses de bureau à domicile.

De plus amples renseignements suivront. Assurez-vous de conserver les pièces justificatives (factures) des dépenses que vous engagez pour votre bureau à domicile et qui ne vous ont pas été remboursées, pour documenter votre déclaration en vue de l’obtention d’une déduction.

Cordiales salutations,

 

Professeur Yves Beauchamp

Vice-principal (administration et finances)

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