Un examen approfondi des besoins en traduction vers le français a mené à des changements positifs pour le personnel et le corps enseignant de l’Université.
Les Services linguistiques de l’Université McGill, sous-unité des Communications et relations institutionnelles, ont augmenté leur productivité grâce à l’adoption d’outils numériques. Ils offrent désormais des services de traduction et de révision gratuits à toutes les unités de l’Université. Parallèlement, le Service des technologies de l’information (TI) a autorisé l’utilisation de deux outils d’IA que les membres du personnel de McGill peuvent utiliser pour réaliser certains de leurs projets de traduction. En apportant son soutien aux deux services, les Service des approvisionnements a permis la mise en place de logiciels, notamment LogiTerm, Consoltec-FlowFit, MemoQ et DeepL Pro, ainsi que des licences et services associés.
Ces changements ont été motivés par la nécessité, pour l’Université, de disposer de traductions de haute qualité dans des délais serrés. Cette amélioration s’inscrit également dans le cadre d’Horizon McGill, dont l’objectif est la réduction des dépenses, une meilleure utilisation des ressources existantes et la simplification des tâches pour le corps enseignant et le personnel.
« Les Services linguistiques voulaient s’adapter aux nouvelles réalités, et les outils d’IA sont un excellent ajout à notre boîte à outils de communication, précise Karine Majeau, directrice des Services linguistiques. Les clients nous disent que cette nouvelle approche leur facilite la vie, et c’était l’un de nos objectifs. »
Les Services linguistiques sont « extrêmement satisfaits des résultats »
Grâce aux nouveaux outils, les Services linguistiques ont accru leur efficacité. Les données indiquent que la production mensuelle de l’équipe a augmenté de 70 % au cours des six derniers mois.
L’équipe utilise l’application FlowFit pour gérer les demandes de traduction, le logiciel LogiTerm pour tirer parti de textes qu’elle a déjà traduits et Copilot pour la recherche de terminologie spécialisée. Comme les textes peuvent traiter aussi bien de droit fiscal que de recherche sur le cancer, ce dernier outil est très utile. Sur le site Web des Services linguistiques, on trouve également une grille de délais minimaux à prévoir et un tableau de la terminologie en usage à McGill.
« L’adoption de nouveaux outils et d’une nouvelle méthode de travail n’est jamais simple, mais le jeu en vaut la chandelle. Nous sommes très satisfaits des résultats. »
La directrice ajoute que les commentaires sont extrêmement positifs, ce que confirment des personnes qui font souvent appel aux Services linguistiques.
« Nous avons récemment fait appel aux Services linguistiques pour une communication urgente et notre expérience a été très positive, confirme Sima Dantzigian, directrice adjointe, Administration, Ressources humaines. Le processus a été efficace et efficient du début à la fin. »
Autre nouveauté sur le site Web des Services linguistiques : un outil d’aide à la décision dont les membres de la communauté mcgilloise se servent pour déterminer s’ils peuvent traduire eux-mêmes leurs documents au moyen d’outils d’IA. Par exemple, si un texte est destiné à un public restreint, les membres du personnel peuvent utiliser l’une des deux plateformes d’IA approuvées par le Service des TI : Microsoft Copilot (lorsque l’utilisateur est connecté à son compte McGill) ou DeepL Pro (version payante). Avant la diffusion, le texte traduit doit être révisé par une personne maîtrisant le français.
Qualité et quantité
L’objectif est de maintenir la qualité des traductions et d’augmenter le volume de mots traduits tout en optimisant les ressources et en réduisant les coûts. McGill prévoit réduire ses dépenses annuelles de centaines de milliers de dollars en limitant le recours à des services de traduction externes.
« C’est exactement le type d’initiative qu’Horizon McGill encourage à l’échelle de l’Université, se réjouit David Stephens, responsable académique d’Horizon McGill. Nous souhaitons transformer le mode de fonctionnement de McGill pour gagner du temps, réduire les coûts et éviter les frustrations, tout en améliorant nos services et la satisfaction de la communauté. Cette initiative répond à tous ces critères. »
Les groupes de travail d’Horizon McGill s’emploient à mettre sur pied d’autres initiatives dans des domaines aussi variés que les admissions, l’avancement universitaire, l’établissement de rapports et l’administration de la recherche.
« Des projets comme celui-ci rendront McGill plus résiliente, mieux préparée pour l’avenir et plus à même d’investir dans sa mission académique », conclut David Stephens.
Vous souhaitez utiliser des outils d’IA pour la traduction? Veuillez consulter les Consignes concernant l’utilisation des outils d’IA pour la traduction rédigées par les Services linguistiques.
Pour en savoir plus sur le rôle du Service des TI dans Horizon McGill, lisez l’entrevue réalisée avec Paul Chamberland, chef des Services d’information et vice-recteur associé, Service des technologies de l’information de l’Université McGill.