Jusqu’à tout récemment, il pouvait être très long et compliqué de créer un nouveau fonds. Toutefois, depuis décembre 2025, les demandes de création de fonds non destinés à la recherche sont examinées et approuvées presque instantanément, ce qui permet au personnel de l’Université d’économiser des milliers d’heures de travail.
Ces fonds s’apparentent à des comptes bancaires internes de l’Université. Chacun d’entre eux est créé à une fin précise, par exemple pour un projet de rénovation sur le campus ou pour une équipe administrative ou un département. Les facultés et les unités disposent généralement de nombreux fonds.
Processus simplifié
Chaque année, l’Université reçoit plus de 1 000 demandes de création de fonds non destinés à la recherche. Auparavant, pour chaque demande, il fallait télécharger, remplir et signer un formulaire PDF, puis franchir – par courriel – cinq étapes d’approbation en moyenne, la demande devant être entérinée par de multiples équipes au sein des facultés et aux Services financiers. Si les documents transmis étaient incomplets, manquaient de clarté ou comportaient des erreurs, les échanges pouvaient prendre des semaines, voire des mois.
« Dans le nouveau processus, le fichier PDF est remplacé par un formulaire en ligne standardisé qui signale les erreurs de saisie et détermine le type de fonds nécessaire et les informations à fournir. La demande est examinée et approuvée automatiquement », explique Lara Pereira, contrôleuse et co-vice-rectrice associée par intérim, Services financiers.
« Nous avons créé ce traitement automatisé en nous servant d’outils que nous avions déjà à notre disposition, comme Power Automate et MS Forms, souligne-t-elle. Des membres de notre équipe, en particulier Charles Wan, notre analyste de données financières, ont réussi à transformer un processus complexe en une tâche bien plus simple. »
Gain de temps et d’efficacité
Les demandes de nouveaux fonds de recherche sont traitées manuellement pour des raisons de conformité, et environ 5 % des demandes non liées à la recherche doivent être examinées individuellement.
« Nous évitons quand même l’envoi d’au moins 3 000 courriels par an, sans compter tout le temps que nous gagnons à ne plus avoir à signaler les informations manquantes et à rattraper les erreurs. Nous constatons déjà une nette diminution du nombre d’erreurs et de demandes incomplètes, et il y a beaucoup moins de travail à refaire », se réjouit Lara.
« Chaque année, les Services financiers, et toute l’Université, gagneront énormément de temps – des heures que nous pourrons consacrer à des tâches bien plus utiles que le renvoi de formulaires pour la correction d’erreurs. »
Henry Tin, responsable des finances de l’École de musique Schulich, abonde dans le même sens.
« Je suis impressionné par ce nouveau processus, indique Henry. Il fait gagner du temps tant au personnel administratif qu’aux enseignants. Les utilisateurs n’ont à répondre qu’aux questions pertinentes et il y a moins d’étapes d’approbation. »
Cette initiative fait partie des nombreuses mesures qui s’inscrivent dans les objectifs d’Horizon McGill. Lara Pereira espère que la créativité de son équipe inspirera d’autres facultés et unités.
« Ce qu’on retient surtout, c’est qu’on peut très bien trouver des solutions sans investir dans des outils coûteux, conclut Lara. Parfois, il suffit de mieux utiliser ce qu’on a déjà. »