Antoine Skaff occupe deux emplois à l’Université McGill, mais son mandat est le même dans les deux cas, soit faire de l’établissement un meilleur endroit où travailler et étudier.
Conseiller principal à l’exploitation et aux priorités à la Faculté des sciences, Antoine Skaff participe à la résolution de problèmes et à la planification stratégique. Il est également temporairement affecté, à titre de spécialiste, au groupe de travail sur la simplification de la communication d’Horizon McGill, qui vise à réduire les ressources et le temps consacrés à la transmission d’informations au sein de l’Université.
Antoine Skaff possède une formation universitaire en gouvernance et une expérience professionnelle en finance et en gestion de projets; il a précédemment occupé le poste de directeur financier chez Médecins sans frontières.
À McGill, son rôle consiste à « éliminer les irritants et les goulots d’étranglement ainsi qu’à simplifier les processus et les changements ».
« Les gens ont tendance à éviter le changement, car ils croient qu’il s’ajoute à ce qu’ils font déjà, explique-t-il. Mon travail consiste à simplifier les changements et à les rendre intéressants afin d’inciter les employés à les intégrer à leurs tâches quotidiennes. »
Il estime qu’Horizon McGill peut améliorer le fonctionnement de l’Université et mieux outiller les McGillois et McGilloises en facilitant la recherche d’informations et en libérant du temps de leur horaire pour qu’ils puissent se consacrer à d’autres tâches.
Clarté et précision
Antoine Skaff explique qu’il s’est joint à Horizon McGill afin de mieux comprendre le fonctionnement de l’Université. Le groupe de travail sur la simplification de la communication est dirigé par Guylaine Beaudry, doyenne des Bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme, et par Edyta Rogowska, secrétaire générale de McGill.
Dans un premier temps, le groupe a identifié, analysé et cartographié tous les rapports institutionnels de l’établissement. Il en existe plus de 80 soumis, pour bon nombre d’entre eux, au Sénat et au Conseil des gouverneurs.
« Certains servent à éclairer la prise de décisions ou sont liés au respect de la conformité, tandis que d’autres sont principalement informatifs, explique-t-il. Lors de notre analyse, nous prenons en compte l’écosystème de chaque rapport, puis tentons de déterminer son objectif, ses destinataires et ce que ces derniers ont besoin de savoir. Nous vérifions aussi s’il y a des chevauchements et s’il y a moyen de réduire le gaspillage et d’éliminer les redondances. »
Certaines unités transmettent de l’information une fois par année, tandis que d’autres le font plusieurs fois par an. Certains rapports fournissent des données brutes et concises, tandis que d’autres s’étendent sur des dizaines de pages d’analyse narrative. Antoine Skaff prévoit que certains rapports seront maintenus et que d’autres seront simplifiés ou fusionnés.
« Oui, notre groupe de travail a pour mandat de réduire les ressources et le temps consacrés à la communication d’information, mais je considère qu’il s’agit davantage d’un indicateur de rendement clé nous permettant d’évaluer le succès de notre travail, explique Antoine Skaff. L’information transmise doit être claire, cohérente, fiable et alignée sur les besoins et les attentes des parties prenantes – c’est ce qui est le plus important. »
Il espère que les efforts de son groupe de même que ceux des neuf autres groupes de travail d’Horizon McGill « réduiront le bruit et apporteront clarté et précision. C’est l’occasion pour McGill de réfléchir, de poser des questions et d’accueillir la transformation de manière calme et holistique, plutôt que de manière réactive. »