En 2018, l’Université McGill ne disposait pas d’un système d’admission unique : selon la Faculté et selon que l’on souhaitait être admis à un programme de premier cycle ou un programme d’études supérieures, il fallait utiliser des plateformes différentes.
Six ans plus tard, l’Université déployait un système unique intégrant à la fois l’admission et le recrutement : la plateforme Slate.
Selon 90 % des personnes étudiantes sondées, le système est simple d’utilisation. Il est également très bien accueilli par les membres du personnel qui traitent les demandes d’admission.
« Je suis vraiment impressionné par ce que les membres de l’équipe Slate ont réussi à accomplir, dit le professeur David Stephens, responsable académique d’Horizon McGill. Ils ont conçu cet outil avec un seul objectif en tête : simplifier la tâche aux personnes qui s’apprêtent à entrer à l’Université. En même temps, ils ont allégé le travail de centaines d’employés à McGill, qui n’ont plus à composer avec différentes plateformes. »
« C’est exactement le type de projet qu’Horizon McGill veut encourager : des initiatives qui font gagner du temps, réduisent les frustrations et font de l’Université un endroit où il est encore plus agréable d’étudier et de travailler. »
Réforme d’un système morcelé
En 2018, le Service des TI, la Gestion de l’effectif étudiant et les Études supérieures et postdoctorales ont mis sur pied un projet pour refondre l’écosystème d’admission de l’Université, alors morcelé.
Les demandes d’admission au premier cycle étaient traitées dans Minerva et Banner. Les personnes candidates aux cycles supérieurs devaient utiliser uApply, et certaines Facultés avaient leurs propres systèmes. Par ailleurs, certaines activités de recrutement étaient gérées séparément sur une plateforme appelée « McGill en tête ».
« Le processus d’admission à McGill était lourd et complexe. Il était impossible pour une seule personne d’en maîtriser toutes les composantes », explique Paula Molinas, directrice associée, Planification stratégique et gestion de la demande, Service des TI, et membre de l’équipe de projet.
Les problèmes étaient nombreux : des travaux de maintenance manuels causaient de longues périodes d’indisponibilité, et il était difficile de communiquer avec les personnes candidates et de gérer les documents.
« L’idée, c’était surtout de mettre en lumière tous ces processus complexes et de se demander pourquoi tout le monde faisait les choses différemment, et pourquoi les choses étaient si compliquées, poursuit Paula Molinas. Notre objectif était de standardiser le processus autant que possible et de simplifier notre façon de gérer les admissions. »
Des gains pour toutes les parties
En 2020, l’équipe de projet a retenu Slate, de Technolutions, comme nouvelle plateforme tout-en-un pour le recrutement et l’admission.
Au printemps 2022, une fois la plateforme configurée pour l’Université McGill, les Études supérieures et postdoctorales ont été la première unité à accepter des demandes d’admission par l’intermédiaire du nouveau système. À la fin de 2024, Slate avait été adopté par toutes les Facultés et pour tous les cycles (y compris les études d’été et les études postdoctorales).
« Du point de vue des personnes qui présentent une demande d’admission, le processus est vraiment plus moderne grâce à Slate, souligne Nermein Gamal, registraire associée de l’Université McGill et responsable du projet pour la Gestion de l’effectif étudiant. L’expérience est nettement plus simple et conviviale, et les commentaires sont très positifs. »
Après avoir répondu à leur offre d’admission, les candidates et candidats sont invités à transmettre anonymement leurs commentaires. Une personne admise à la Faculté de droit en 2024 a écrit : « Parmi toutes les universités où j’ai présenté une demande d’admission, McGill est la seule où je n’ai eu aucun problème. Son système est le meilleur et le plus accessible. »
Les réactions sont également positives à grande échelle. En 2025, dans un sondage sur l’expérience numérique mené auprès de la population étudiante mcgilloise, 90 % des répondantes et répondants ont indiqué que le processus de demande d’admission à l’Université McGill était « facile ».
« Le fait que tout le personnel de la Gestion de l’effectif étudiant utilise le même système et les mêmes règles rend le processus beaucoup plus efficace. Nous prenons des décisions plus éclairées, en nous fondant sur les données, et nous arrivons à envoyer des offres d’admission plus tôt », explique Nermein Gamal.
Le nouveau système permet aussi un meilleur filtrage de l’admissibilité, des analyses plus poussées et des communications plus ciblées avec les candidates et candidats. Il offre des fonctions en libre-service (dont la réservation d’un créneau d’entrevue) et un espace unique pour le dépôt des documents.
« Ce qui est remarquable dans ce projet, ce n’est pas seulement la modernisation de la technologie, mais l’attention portée à la satisfaction de la clientèle. C’est un modèle à suivre pour les prochaines améliorations de services à McGill », souligne Fabrice Labeau, vice-recteur à l’administration et aux finances.
Les ingrédients de la réussite
Maintenant qu’Horizon McGill est bien amorcé et que d’autres équipes s’apprêtent à lancer leurs propres projets de transformation, l’équipe Slate a quelques conseils à donner.
« Je crois que notre réussite tient en grande partie à l’état d’esprit des personnes qui ont porté le projet. Elles y ont vu une occasion de sortir des sentiers battus », dit Paulas Molinas, à propos de Josephine Nalbantoglu, doyenne des Études supérieures et postdoctorales, et de Gillian Nycum, ancienne registraire et directrice générale de la Gestion de l’effectif étudiant.
« Pour nous, le déclic s’est fait quand nous avons compris que rien n’était interdit d’emblée, et que nous avions le droit de voir les choses en grand et de poser des questions. »
Daniel Letendre, chef de projet pour la mise en œuvre de Slate, souligne l’esprit de collaboration de l’équipe.
« La Gestion de l’effectif étudiant et le Service des TI ont mené le projet ensemble, et on avait vraiment l’impression de former une seule équipe. Tout le monde voulait atteindre le même objectif et améliorer le système », se souvient-il.
Pour Nermein Gamal, il était essentiel de souligner les progrès au fil du projet, et pas seulement à la fin.
« Il y a eu des hauts et des bas. Nous avons donc veillé à célébrer chaque réussite, même la plus modeste », conclut-elle.