Horizon McGill vise à améliorer l’efficacité, à réduire les coûts et à faire de l’Université McGill un meilleur endroit où travailler et étudier. Paul Chamberland, dirigeant principal de l’Information et vice-recteur associé, Service des technologies de l’information (TI) à l’Université McGill, discute du rôle des TI dans la réalisation de ces objectifs.
L’intelligence artificielle fait la une de l’actualité. Qu’est-ce que cette révolution signifie pour l’Université McGill?
L’intelligence artificielle (IA) n’est pas seulement une technologie, elle change tout. Il s’agit d’un changement culturel qui nous oblige à remettre en question nos façons de faire et à expérimenter continuellement. Elle transformera fondamentalement le fonctionnement de l’Université et la façon dont nous répondons aux besoins de notre communauté. Nous devrons notamment abandonner des processus établis de longue date au profit de nouvelles façons de faire, qu’il nous reste encore à définir. Nous vivons une période passionnante!
La révolution de l’IA va au-delà de l’informatique : il s’agit d’une transformation à l’échelle de l’Université qui touche tous les aspects de notre travail.
Le rôle des TI est-il en train de changer en raison de l’IA?
Le changement qui s’opère va bien au-delà du rôle des TI : notre perception de nous‑mêmes, soit l’identité même des TI, est en train de changer. Nous devons être le catalyseur central de la « transformation numérique » de l’Université, c’est-à-dire l’intégration des technologies numériques dans toutes les sphères d’activités de McGill. Pour garantir son succès, le Service des TI doit engager le dialogue avec la communauté afin de comprendre ses besoins et de cocréer des solutions qui y répondent.
Cette approche diffère des modèles traditionnels, où les TI fonctionnent de manière plus indépendante. Nous devons être un partenaire actif de la population étudiante, du corps enseignant et du personnel afin d’accompagner McGill dans la réalisation de sa mission, et nous devons miser sur l’utilisation efficace de la technologie.
Nous nous améliorons, mais il faut dire que cette approche n’est pas entièrement nouvelle.
Les chargés de compte du Service des TI collaborent régulièrement avec les parties prenantes afin de les tenir informées de l’avancement de nos initiatives, de discuter de leurs besoins et de leurs priorités, et d’y répondre en mobilisant la bonne équipe informatique, au bon moment.
Notre collaboration avec l’équipe du Service d’orientation professionnelle, l’an dernier, en est un bon exemple. En centralisant l’outil de gestion de carrière de l’Université, myFuture, nous avons facilité la recherche d’offres de stages, de même que l’accès à celles-ci, pour les étudiants et étudiantes.
Vous trouverez dans le rapport annuel 2024 du Service de nombreux autres exemples de notre collaboration avec les différents services de McGill.
Que signifient ces changements pour Horizon McGill et, de façon plus générale, pour la mission de l’Université?
Nous avons toujours épaulé l’Université dans la réalisation de sa mission et nous continuerons à le faire. Ce qui change, c’est que les TI contribueront plus directement à la définition et à l’atteinte des principaux objectifs de l’établissement, dans l’optique d’Horizon McGill, c’est-à-dire en visant des méthodes de travail plus efficaces et en constante amélioration. L’Université McGill a besoin d’un portefeuille de solutions informatiques centralisées, assorti d’une orientation, de normes et d’une gouvernance efficaces à l’échelle de l’établissement.
Nous ne pouvons tout simplement pas nous permettre de continuer à faire les choses comme nous les avons toujours faites. Notre paysage budgétaire change. Notre paysage technologique change. Et le reste du monde, y compris d’autres universités de renommée mondiale, change également. Nous ne voulons pas seulement suivre le rythme. Nous voulons être à l’avant-garde.
Lorsque vous dites que le Service des TI est davantage proactif, cette approche inclut-elle les facultés et les unités?
Absolument. Nous serons plus agiles, plus collaboratifs et travaillerons mieux avec les unités académiques et administratives. La communication bidirectionnelle est désormais au cœur de notre approche : comprendre leurs besoins, nous aligner sur leurs objectifs et apporter de la valeur dans tout ce que nous faisons.
Nous sommes également à mettre en œuvre un modèle de fonctionnement hybride, qui combine les forces des fonctionnalités informatiques centralisées avec celles relevant davantage des facultés et des unités. Cet équilibre est essentiel : nous avons besoin d’un écosystème informatique cohérent, réactif et efficace qui soutienne à la fois les objectifs de l’établissement et ceux de ses unités. Là encore, conformément à Horizon McGill, ce modèle doit apporter une valeur ajoutée au corps enseignant, au personnel et à la population étudiante. Comme je le disais tout à l’heure : nos rôles et nos responsabilités évoluent, et nous allons travailler avec l’ensemble de la communauté informatique de McGill pour tracer la voie à suivre.
Quelle est la place de la cybersécurité dans cette nouvelle réalité?
La cybersécurité est depuis longtemps une priorité absolue à McGill et ce n’est pas près de changer. Il est essentiel que nous gérions l’ensemble des risques grâce à une surveillance continue et à une gouvernance proactive. Nous poursuivrons également nos efforts de sensibilisation à la cybersécurité à l’échelle de la communauté.
Ce qui va changer, cependant, c’est que nous allons de plus en plus recourir à l’automatisation et à l’IA pour simplifier les processus de conformité et de gestion des risques, et pour assurer la sécurité de notre communauté.
Selon vous, quels autres avantages l’Université peut-elle tirer de l’IA?
Nous voulons faire de McGill un chef de file dans l’application transformatrice de l’IA dans l’enseignement supérieur.
Ainsi, non seulement nous utiliserons l’IA pour gagner en efficacité, mais nous la mettrons également au premier plan de la transformation numérique qui fera progresser l’enseignement, l’apprentissage et la recherche, éléments au cœur de la mission universitaire de McGill. Notre travail consiste à fournir l’infrastructure, les outils et le soutien nécessaires pour aider les unités à explorer et à utiliser l’IA de manière efficace et responsable, et à aider l’Université à établir des cadres de gouvernance pour une utilisation éthique de l’IA.
Il s’agit d’une étape clé de cette transition. Nous allons déployer des outils basés sur l’IA pour l’analyse de données, l’apprentissage personnalisé, l’efficacité opérationnelle, l’aide à la décision, et bien plus encore. Nous avons lancé une version sécurisée de Copilot l’année dernière et travaillons avec des partenaires technologiques de premier plan afin d’accroître l’utilisation de l’IA à McGill.
Comment comptez-vous accroître cette utilisation?
Dans le cadre du Projet d’intégration de l’IA à McGill, on évalue le potentiel de ChatGPT, parmi d’autres solutions d’IA générative, pour améliorer les fonctions académiques, administratives et opérationnelles, tout en garantissant le respect des valeurs de l’établissement, de la gouvernance des données et des normes de confidentialité.
Plusieurs autres projets passionnants en sont aussi à leurs débuts. Nous mettons présentement au point une plateforme d’IA générative qui s’exécute sur les serveurs de McGill, que nous possédons et protégeons, afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données.
Par ailleurs, il existe un agent conversationnel alimenté par l’IA, basé sur des modèles de code source libre, conçu pour répondre à des questions sur l’Université en extrayant directement les informations du site Web de l’établissement. La stratégie et l’architecture de cet agent conversationnel sont conçues pour être réutilisées dans d’autres projets afin que nous puissions maximiser les outils que nous mettons au point ainsi que les connaissances acquises lors de leur conception.
Quelles sont les initiatives ou les possibilités actuelles d’amélioration de l’expérience numérique pour la population étudiante, le corps enseignant et le personnel de l’Université McGill?
Nous disposons déjà de nombreux outils, mais ils ne sont pas toujours faciles à utiliser. Nous voulons aider les membres de la communauté mcgilloise à tirer davantage parti des solutions numériques dont nous disposons déjà en créant une expérience plus fluide et plus conviviale.
Pour ce faire, nous devons notamment simplifier les interfaces, réduire la complexité des connexions, garantir la réactivité mobile et simplifier les processus administratifs et académiques afin que les étudiants, les enseignants et le personnel puissent se concentrer sur leurs activités principales avec un minimum de friction technique.
Par exemple, nous mettons actuellement en place une nouvelle solution de gestion des frais de déplacement dans Workday afin de remplacer les processus manuels utilisés depuis longtemps, un changement qui s’inscrit dans les objectifs de l’initiative Horizon McGill, qui vise à améliorer l’efficacité et à simplifier notre fonctionnement.
Par ailleurs, des solutions particulièrement ingénieuses ont été mises au point, ici, à l’Université, à partir d’outils existants. J’ai récemment découvert que l’équipe de Développement Web et le Service des communications et des relations institutionnelles avaient intégré une gamme d’outils (LDAP, ServiceNow, Jira et GitLab) aux fins d’autonomisation de la communication dans le cadre de la migration des sites Web de McGill vers la nouvelle version de Drupal. C’est une solution astucieuse, et nous réfléchissons déjà à d’autres façons de l’utiliser.
Pouvez-vous nous en dire plus sur le rôle des TI dans cette transformation à l’échelle de l’établissement?
Comme vous pouvez l’imaginer, l’Université McGill détient une quantité considérable de données. Nous repensons la manière dont elles sont gérées, améliorons la gouvernance et la connaissance des données, et donnons aux unités les moyens de les utiliser pour mener à bien leurs activités quotidiennes.
L’idée est de garantir un accès cohérent, rapide et sécurisé à des données de haute qualité, afin que l’ensemble de notre communauté puisse facilement obtenir les renseignements dont elle a besoin.
Que souhaitez-vous que l’Université McGill devienne?
L’objectif final est la création d’un écosystème numérique parfaitement intégré, simplifié, alimenté par les données et optimisé par l’IA. En d’autres termes, nous allons changer la façon dont nous utilisons et déployons les nouvelles technologies afin d’aider les membres de la communauté mcgilloise à innover, à travailler ensemble et à continuer d’accomplir de grandes choses. Telle est notre vision, et nous sommes impatients de la concrétiser.