Depuis le lancement du module Workday Expenses en février, le délai moyen entre la présentation d’une demande et le remboursement est passé de 35 jours ouvrables à cinq jours civils.
« Le module Workday Expenses est un outil formidable. À mon avis, ce programme constitue une énorme amélioration », a déclaré la professeure Tara Flanagan, directrice du Département de psychopédagogie et de psychologie du counseling.
« Avec l’ancien système, un fichier PDF devait parfois être approuvé à plusieurs reprises, ce qui entraînait de multiples va-et-vient pour une modification de quelques cents. Nous perdions de l’énergie.
Maintenant, nous gagnons du temps, nous ne sommes plus irrités par les difficultés d’un système peu pratique et nous pouvons consacrer toute notre énergie à mieux servir les membres de notre population étudiante et de notre corps professoral », poursuit-elle.
Une incroyable réussite
« Il est encourageant de constater les retombées du nouveau module sur notre travail quotidien », affirme Fabrice Labeau, vice-recteur à l’administration et aux finances et coresponsable de Workday Expenses.« Les équipes du projet peuvent être fières de ce qu’elles ont accompli. »
Ce sentiment est partagé par le professeur David Stephens, responsable académique du programme Horizon McGill.
« Premier projet de grande envergure mené dans l’esprit d’Horizon McGill, le module Workday Expenses place la barre très haut pour les initiatives à venir, indique-t-il. Les résultats obtenus sont impressionnants, tout comme les efforts d’amélioration continue déployés par l’équipe. »
Du constat à l’action
Le projet, mené conjointement par le Service des TI et les Services financiers, en collaboration avec les équipes financières des unités et l’équipe Workday des Ressources humaines, a commencé par une série de consultations.
« Je pense que la plupart des préoccupations découlaient de l’expérience du personnel enseignant, qui devait présenter de nombreuses notes de frais très complexes », déclare le professeur Jim Nicell, responsable académique du module Workday Expenses et ancien doyen de la Faculté de génie.
« Quand des personnes nous posaient des questions sur certaines situations complexes particulières, ou même sur la marche à suivre, il était difficile de trouver l’information, ce qui a entraîné des erreurs », poursuit-il.
Ce problème touchait les personnes qui présentaient une demande de remboursement, ainsi que les administrateurs financiers, qui devaient pallier l’absence de directives intégrées.
« Il nous fallait multiplier les échanges avec les personnes qui présentaient des demandes pour nous assurer que les notes de frais étaient conformes, indique Batchimeg Zuend, directrice des finances à la Faculté de médecine et des sciences de la santé.
Nous avons donc demandé d’éviter toute cette procédure, et de mettre en place un système qui fournit les renseignements nécessaires. Je pense que l’Université a réussi à mettre en œuvre un système qui aide les gens », déclare Batchimeg Zuend, en évoquant les alertes et les boutons d’aide intégrés au module.
Fin de la « méthode de la boîte à chaussure »
L’équipe du projet a travaillé pendant environ un an à la conception d’un nouvel outil de gestion des notes de frais dans Workday, plateforme utilisée depuis 2020 par l’Université McGill pour la gestion des ressources humaines.
L’objectif initial était la création d’un système libre-service convivial.
L’une des principales fonctions du module est un numériseur de reçus accessible depuis l’application mobile Workday, très pratique pour les personnes qui doivent suivre leurs dépenses lors de longs déplacements.
C’est un changement bienvenu par rapport à ce que Jim Nicell appelle la « méthode de la boîte à chaussures ».
« Avant, les gens rangeaient leurs reçus dans une boîte à chaussures métaphorique, puis, à la fin du voyage, tentaient de s’y retrouver, indique-t-il.
L’application qui se trouve actuellement sur votre téléphone vous permet de suivre vos transactions en temps réel. Vous n’avez donc plus à reconstituer l’historique de vos dépenses ultérieurement. »
Amélioration continue
« Comme pour tout changement à l’échelle du système, il y aura une période d’adaptation pendant laquelle les problèmes seront cernés et corrigés », indique Julie Ghayad, directrice principale du Service des opérations et des systèmes au sein de l’équipe des Services financiers et cheffe de l’équipe chargée de Workday Expenses.
Lorsque Jim Nicell a utilisé l’application pour la première fois, il a sélectionné le mauvais numéro de compte pour entrer sa dépense.
« J’ai été impressionné par la rapidité avec laquelle l’erreur a été détectée : cela n’a pris que quelques minutes. J’ai trouvé la source de l’erreur, je l’ai corrigée et j’ai signalé qu’il fallait renommer certains comptes pour éviter que le problème ne survienne à nouveau. »
Batchimeg Zuend souligne l’importance de tels signalements, précisant que son équipe faisait activement part de ses observations et de ses suggestions d’amélioration à l’équipe du projet.
Selon plusieurs utilisateurs, l’un des principaux défis consiste à traiter les dépenses des étudiants et des visiteurs qui n’ont pas accès à Workday, un problème que l’équipe du projet s’efforce activement de résoudre.
« N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires, de vos idées et de vos questions, déclare Julie Ghayad. Cet outil a été conçu grâce à la participation de la communauté, et c’est elle qui nous aidera à l’améliorer. »