Le 16 mai dernier, à l’occasion d’une assemblée générale virtuelle, le personnel et la population étudiante de l’Université en ont appris un peu plus sur Horizon McGill et, depuis, l’équipe responsable a pris forme.
Le professeur David Stephens, l’un des participants de la réunion, a été libéré de ses fonctions à la Faculté des sciences pour occuper le poste de responsable académique d’Horizon McGill.
Cinq autres membres de la communauté mcgilloise se sont depuis joints au professeur Stephens. Tout comme lui, ces personnes possèdent une connaissance approfondie de l’Université et ont été libérées de leurs tâches habituelles pour se consacrer à l’initiative.
Codirigés par des membres de la haute direction et des décanats facultaires, dix groupes de travail d’Horizon McGill sont désormais pleinement opérationnels. Chaque groupe est voué à une priorité liée au fonctionnement de l’Université, telle que les admissions, la recherche ou l’efficacité administrative.
« Ces équipes sont formées de membres de la communauté mcgilloise », déclare Fabrice Labeau, vice-recteur à l’administration et aux finances et l’un des deux coresponsables d’Horizon. « Elles comprennent le fonctionnement de l’Université et savent ce dont nous avons besoin pour réussir. »
Élément clé de la stratégie du recteur Deep Saini, le programme Horizon McGill vise à transformer la façon dont l’Université mène ses activités et à tirer le meilleur parti de ses ressources.
« L’objectif est de renforcer notre prestation de programmes universitaires, et de repenser notre façon d’enseigner, de mener des recherches et de fonctionner dans un monde en mutation », explique Fabrice Labeau. « Ultimement, nous voulons changer et améliorer notre mode de fonctionnement. »
Des équipes exclusivement composées de McGillois et de McGilloises
Outre le professeur Stephens, l’équipe de gestion d’Horizon McGill comprend Maria Babiak, directrice de programme, Mark Ordonselli, conseiller principal en communications, Sarah Delisle, conseillère principale en gestion du changement, Wesley McCoy, agent de soutien administratif, et Sharan Gill, nouvellement embauché comme analyste de données.
« La principale mission de l’équipe est de guider et d’épauler les groupes de travail d’Horizon McGill en leur fournissant les ressources, les données et l’expertise nécessaires pour mener à bien les priorités du projet », explique Maria Babiak. « Les membres de notre formidable équipe ont choisi de participer à cette initiative audacieuse et stimulante. Nous avons accepté ce défi parce que nous pensons pouvoir apporter notre contribution et changer la donne. »
À l’aide de diverses méthodes, notamment l’analyse de données quantitatives et qualitatives, des sondages, des groupes de discussion, des indicateurs clés de performance et des analyses comparatives, les groupes de travail sont à étudier les processus de l’établissement et à concevoir de meilleures méthodes de travail.
« Il va sans dire que les économies de coûts seront au cœur de l’initiative », soutient Fabrice Labeau. « Cependant, toute réduction de dépense doit s’inscrire dans un plan plus large visant à répondre aux besoins de la communauté. »
En adéquation avec les besoins de l’Université
Conformément au mandat qui leur a été confié, chaque groupe de travail s’emploie à réduire les coûts, à générer des revenus et à raccourcir les délais d’exécution pour que l’Université soit un meilleur endroit où travailler et étudier.
Les groupes de travail sont codirigés par un administrateur ou une administratrice qui connaît parfaitement le fonctionnement de l’unité ainsi que par un doyen ou une doyenne qui représente la voix et les besoins de la communauté mcgilloise.
Le groupe chargé de l’efficacité administrative s’efforce de simplifier et de moderniser le processus de remboursement des frais de déplacement et des dépenses, une procédure qui permettra de gagner du temps et de réduire la frustration pour des centaines de personnes.
Parallèlement, le groupe de travail sur l’avancement universitaire examine de nouveaux moyens de générer des dons qui viendront renflouer le budget de fonctionnement de l’Université et alléger la pression financière qui pèse sur elle.
Au cœur de l’initiative se trouvent les membres de l’équipe de gestion, dotés d’expertises variées, notamment en conception de processus, en gestion du changement, en communication et en analyse de données.
« Cette initiative ne se limite pas à la modification de quelques processus ici et là », commente Maria Babiak. « C’est un point de départ, mais nous comptons aussi examiner à plus grande échelle les processus, les systèmes, les structures et les rôles. Il s’agit d’une transformation intentionnelle, et l’équipe est là pour aider à coordonner le déploiement de ces étapes importantes de la manière la plus judicieuse possible, tant pour l’établissement que pour notre communauté. »
D’autres nouvelles à venir
Christopher Manfredi, provost et vice-recteur principal aux études et coresponsable d’Horizon McGill, a ajouté : « Lors de l’assemblée générale, en mai dernier, nous avons clairement indiqué que le statu quo n’était pas viable. L’Université doit adopter de meilleures méthodes de travail, ce qui nécessitera des changements. »
« Pour nous assurer que ces changements sont les bons, a-t-il poursuivi, nous avons besoin de données fiables sur lesquelles fonder nos décisions. »
Dans le prochain article sur Horizon McGill, le provost et le professeur Stephens parleront de l’importance de l’analyse de données et de son rôle dans l’atteinte de nos buts.