L’Université McGill lance la plateforme d’analyse UniForum, grâce à laquelle les universités peuvent comparer leur rendement en matière de services à celui d’établissements homologues. Elle permettra à l’Université d’assurer le suivi de ses progrès et d’apporter des améliorations progressives.
Le but est d’améliorer la prestation des services, mais également de dégager des ressources qui pourront être réinvesties dans l’enseignement et la recherche, missions fondamentales de l’Université McGill.
UniForum se greffe à Horizon McGill, vaste programme qui donnera à l’Université les moyens de rationaliser ses activités tout en continuant de viser l’excellence en enseignement et en recherche. Les données et commentaires recueillis orienteront les décisions stratégiques visant à garantir que l’Université McGill demeure l’une des plus grandes universités du monde.
Dans la présente foire aux questions, Fabrice Labeau, vice-recteur à l’administration et aux finances, aborde le rôle important que la plateforme UniForum est appelée à jouer dans la planification stratégique des activités de l’Université McGill.
En quoi consiste UniForum et quels avantages l’Université McGill espère-t-elle en tirer?
UniForum est une plateforme d’analyse comparative créée par NousCubane qui permet aux universités de comparer leur rendement en matière de services à celui d’établissements homologues de partout dans le monde, et plus particulièrement du Canada, du Royaume-Uni et d’Australie. En y adhérant, l’Université McGill pourra cerner les aspects de son fonctionnement à améliorer.
Dans le contexte financier actuel, la rationalisation des activités est cruciale. En procédant efficacement, nous pouvons préserver et même améliorer la qualité des services tout en dégageant des ressources qui pourront être réinvesties dans l’enseignement et la recherche.
Combien de temps prendra la mise en œuvre du processus?
UniForum est un processus annuel. À la fin février, les membres du personnel qui travaillent à McGill depuis au moins six mois recevront un sondage de satisfaction portant sur les services de l’Université.
Au cours du printemps et de l’été, nous évaluerons l’allocation des ressources pour chaque fonction et service. Ce processus est plus complexe qu’il n’y paraît. Nous devrons notamment recueillir des données sur le temps que les membres du personnel ayant des fonctions liées aux finances consacrent aux tâches administratives, et ce, dans toutes les unités. Nous obtiendrons des données des Services financiers, mais aussi des responsables des finances et des personnes qui assument des tâches liées aux finances au sein des unités.
Au cours de cette phase, nous dresserons un tableau précis de l’utilisation des ressources de l’Université McGill.
Quelle est la phase suivante?
D’ici le début de l’automne, nous recevrons les premiers résultats sur la satisfaction et l’allocation des ressources. Nous pourrons alors comparer l’Université McGill à ses homologues par l’entremise de la plateforme UniForum. Nous ferons ressortir les différences et déterminerons si elles s’expliquent par les caractéristiques ou le contexte opérationnel particuliers de l’Université. Une différence non justifiable pourrait devenir un aspect à améliorer. Si nous constatons que nous investissons plus de ressources dans un service que d’autres universités similaires, nous nous efforcerons de restructurer nos processus.
Les groupes de travail d’Horizon McGill pourront s’appuyer sur ces constats pour optimiser les processus tout en rehaussant le degré de satisfaction.
Pourquoi ce sondage est-il important?
Les résultats du sondage nous diront comment les utilisateurs perçoivent nos services et si ces services répondent à leurs besoins. La participation de toutes et tous est donc cruciale. Si nous ne recevons pas assez de réponses, nous manquerons de données pour prendre des décisions éclairées. Par cet exercice, nous voulons jeter un regard très lucide sur nos activités. Nous avons donc besoin de commentaires honnêtes pour donner à l’Université les moyens de s’améliorer et de progresser.
Quels défis anticipez-vous dans la réalisation de l’exercice UniForum, et comment allons-nous les relever?
L’Université McGill, à l’instar de toute grande université, est une organisation complexe. Le programme UniForum nous donne des outils pour analyser cette complexité. Il nous permet de nous comparer aux autres et d’examiner les services communs à plusieurs unités, exercice souvent difficile à faire sans aide externe.
Le plus grand défi est de cibler les points à améliorer dans tous les secteurs de l’Université. Les silos peuvent freiner les progrès, mais UniForum contribuera à éliminer ces barrières en dressant un portrait clair et complet du fonctionnement des services. Étape suivante : apporter les changements qui entraîneront des améliorations.
Qui supervisera la gestion d’UniForum?
Une petite équipe de l’Université McGill sera responsable du processus et veillera à la collecte de données de grande qualité, qui seront ensuite analysées par notre équipe interne et NousCubane. Les résultats orienteront l’initiative Horizon McGill, codirigée par le provost et moi-même.
Les personnes qui travaillent avec UniForum devront-elles suivre une formation?
Le déploiement se fera en deux temps. Il y a tout d’abord le sondage, étape simple qui n’exige aucune formation. Ensuite, pour la consultation et l’analyse des ressources des unités, les responsables devront suivre une formation afin de pouvoir garantir la qualité des données. Le processus n’est pas compliqué en soi, mais son exécution exige de la précision.
Quand pourrons-nous voir des changements concrets à l’Université?
Les changements s’opéreront dans le cadre de l’initiative Horizon McGill, composée de deux phases. Nous en sommes à la première phase, axée sur l’atteinte de l’équilibre budgétaire pour les prochains exercices financiers.
La deuxième phase, axée sur l’amélioration de la répartition des ressources à l’aide des données d’UniForum, est déjà en cours de réalisation. Nous devrions voir des changements concrets d’ici la fin de l’exercice 2026 ou en 2027.
Quelles mesures l’Université McGill prend-elle pour s’assurer que la transition vers UniForum ne perturbe pas les flux de travail ou les services existants?
Les changements ne sont jamais simples. Cette transition s’inscrit dans le programme Horizon McGill, qui prévoit une transformation de l’Université, possiblement par le biais de changements structurels.
Nous avons mis sur pied un groupe de travail qui a reçu une formation en gestion du changement et qui sera chargé de gérer la transition. Au sein du bureau du projet Horizon McGill, des spécialistes du changement veilleront au maintien d’une collaboration harmonieuse.
Toute la communauté participera à ce processus. Les débuts risquent d’être difficiles, mais notre objectif est de promouvoir une culture qui accueille et favorise le changement continu.
Comment l’Université McGill tiendra-t-elle la communauté informée du déploiement du plan et des changements?
Des pages Web seront créées pour le programme UniForum et l’initiative Horizon McGill. En outre, le comité directeur d’Horizon McGill travaille à l’élaboration d’un tableau de bord pour le suivi des indicateurs de rendement clés qui présentera les progrès dans l’atteinte des objectifs, des changements et des réalisations des groupes de travail. Nous voulons être aussi transparents que possible.
Comment mesurerons-nous l’efficacité à long terme d’UniForum en matière de rendement, de qualité de service et de satisfaction des utilisateurs?
UniForum est un processus itératif. Après avoir mené le sondage et l’évaluation des ressources, nous répéterons le processus dans un an ou deux en utilisant les mêmes paramètres. Nous pourrons ainsi suivre les progrès réalisés au fil du temps grâce à un instantané de notre situation et une vision claire de notre parcours.
À quoi ressembleront les prochaines années pour l’Université McGill?
Malgré les difficultés actuelles, nous devons rester optimistes. Nous tirerons parti du programme Horizon McGill, et d’UniForum, pour rationaliser nos activités et améliorer nos services. Même si l’Université doit réduire ses dépenses, elle continuera de se classer parmi les meilleures universités du monde. En répartissant mieux nos ressources et en réinvestissant dans l’enseignement et la recherche, nous en sortirons grandis.
Avez-vous un message à l’intention des étudiants?
Je suis bien conscient que les étudiantes et étudiants craignent que la réduction des dépenses n’ait des répercussions sur la qualité de leur formation. En fait, nous souhaitons faire exactement le contraire. Nous voulons, par une rationalisation de nos activités, améliorer les services à l’échelle de l’Université, y compris pour la population étudiante. En optimisant notre efficacité, nous dégagerons des ressources qui seront réinvesties dans la recherche et l’enseignement et qui, au bout du compte, rehausseront la qualité des formations.