L’équipe d’Horizon McGill poursuit sa mission de transformation de nos méthodes d’enseignement, de recherche et de travail. Toutefois, pour réaliser cette mission, elle doit disposer de données fiables.
Une mine de données existantes
« Nous disposons déjà d’une foule de renseignements », déclare David Stephens, responsable académique d’Horizon McGill. Ceux-ci comprennent, notamment, les anciens budgets, les statistiques sur le recrutement et les admissions, l’effectif du personnel et du corps professoral, et les sources de revenus externes. Ces données exhaustives étayeront les décisions des parties prenantes d’Horizon McGill en leur permettant de brosser le portrait de la situation actuelle et de déterminer la meilleure façon de réduire les coûts et d’utiliser nos ressources de manière optimale.
Plusieurs groupes de travail chargés, par exemple, de l’efficacité administrative, de l’avancement universitaire et de l’approvisionnement, ont procédé à l’analyse approfondie des données existantes sur les finances et les processus de l’Université. Leur objectif est de hiérarchiser les priorités en tenant compte des contraintes imposées par la situation actuelle et en respectant la mission de l’Université.
L’analyse comparative UniForum
Les données mcgilloises font également l’objet d’une analyse par l’intermédiaire d’UniForum, un outil en ligne qui permet à l’Université de comparer ses processus administratifs à ceux d’autres établissements participants. Ces derniers comprennent une douzaine d’universités canadiennes, telles que l’Université de Toronto, l’Université de la Colombie-Britannique, l’Université d’Ottawa et l’Université Queen’s, ainsi que des établissements comme la London School of Economics and Political Science et l’Australian National University.
« UniForum a aidé tous ces établissements à mieux comprendre leurs activités administratives », souligne Christopher Manfredi, provost et vice-recteur principal aux études et coresponsable d’Horizon McGill, aux côtés de Fabrice Labeau, vice-recteur à l’administration et aux finances.
L’analyse d’UniForum comporte trois grands volets :
– Déterminer le degré de satisfaction du corps professoral et du personnel à l’égard des activités administratives de l’Université au moyen des résultats du sondage sur l’efficacité des services.
– Comparer ces taux de satisfaction avec le temps et les ressources financières que l’Université consacre à ces activités.
– Comparer ces données à celles d’autres établissements participant au programme.
« La collecte de données visant à éclairer notre prise de décision est un exercice essentiel », explique David Stephens. « La comparaison avec des établissements homologues nous donne une base encore plus solide sur laquelle nous nous appuierons pour transformer le fonctionnement de McGill. Par exemple, nous pourrions découvrir que la mise en œuvre d’un processus particulier coûte plus cher à McGill que dans des universités similaires et, qu’en plus, ce processus n’obtient pas un taux de satisfaction élevé parmi le corps professoral et le personnel. »
« Le cas échéant, nous nous efforcerions de comprendre le problème, d’améliorer le processus et, idéalement, de réduire les dépenses du même coup. Nous devons améliorer nos façons de faire pour bonifier l’expérience de nos collègues; d’ailleurs, c’est ce à quoi nous devrions aspirer même si nous n’avions pas de contraintes budgétaires. »
L’équipe d’Horizon McGill prévoit recevoir les données issues du processus de comparaison d’ici la fin de 2025 et compte les transmettre à la communauté mcgilloise au début de 2026.
Des solutions sur mesure
Bien qu’UniForum soit un outil externe, « toutes les initiatives découlant de ces données seront menées exclusivement par des membres de la communauté mcgilloise », soutient le responsable académique.
« Nous utilisons UniForum pour évaluer l’efficacité et l’efficience de nos activités administratives », ajoute Christopher Manfredi « et non la qualité ou le caractère unique de notre personnel, de notre enseignement ou de notre recherche. »
« Ces éléments sont l’essence même de notre identité, qui ne peut être comparée à celle de nul autre établissement. C’est ce que nous sommes, et nous en sommes fiers. »