Ce n’est un secret pour personne : certains processus administratifs de McGill prennent trop de temps et génèrent de la frustration. Au cours des derniers mois, des équipes des Services de l’approvisionnement et du Service des TI se sont attaquées à l’amélioration de ces processus.
Voici quatre projets qui simplifieront bientôt la vie des membres du corps professoral et du personnel de McGill.
Traitement des contrats accéléré et simplifié
Décembre 2025
Les facultés et les unités peuvent demander l’aide des Services de l’approvisionnement pour la négociation des contrats avec des fournisseurs, l’analyse des enjeux juridiques, la gestion des risques, etc., mais, jusqu’à récemment, le traitement des demandes pouvait prendre trois jours. Grâce à un système automatisé lancé en décembre 2025, le processus est désormais instantané.
« Avant, chaque demande de contrat devait suivre un processus d’approbation manuel à trois niveaux », rappelle Suzanne Boyd, directrice associée des systèmes et programmes d’approvisionnement. Au fil des ans, le processus avait évolué : des spécialistes étaient responsables d’évaluer les besoins contractuels, d’autres de vérifier que les demandes étaient complètes, et d’autres de s’assurer du respect des politiques et de la conformité réglementaire.
« Évidemment, ce processus était une grande source d’irritation. En supprimant le délai de trois jours pour l’évaluation des contrats de l’Université – quelque 400 contrats par an au total –, nous réalisons des économies de temps et d’argent, et évitons bien des frustrations à beaucoup de monde. »
Signatures électroniques DocuSign
Mars 2026
Ce printemps, l’Université McGill abandonnera Adobe PDF au profit de DocuSign comme technologie de signature électronique pour les contrats d’approvisionnement. DocuSign propose une solution plus simple, plus sûre et plus fiable pour toutes les parties prenantes.
Les signatures Adobe PDF ont contribué à moderniser les contrats d’approvisionnement de McGill en réduisant le recours aux signatures papier, mais le processus avait ses limites.
« Malheureusement, il est arrivé que la signature de contrats soit retardée parce que les signataires étaient en voyage ou en déplacement entre deux réunions sur le campus, ou en raison de problèmes d’accès ou d’incompatibilité logicielle », relate François Pouliot, co-vice-recteur associé par intérim aux services financiers. « L’utilisation d’outils PDF individuels comme Adobe Pro pouvait entraîner retards et incohérences. »
Contrairement aux solutions basées sur le format PDF, la technologie DocuSign permet un flux de travail centralisé et de bout en bout avec authentification, pistes de vérification et chiffrement intégrés, conforme aux normes de sécurité et de conformité de McGill. Les contrats peuvent être signés instantanément à partir de n’importe quel appareil.
« En 2026, il n’y a aucune raison de retarder la signature d’un contrat parce que quelqu’un travaille à distance ou utilise un outil inadapté. »
Service d’assistance IA
Mai 2026
Les Services de l’approvisionnement se sont associés au Service des TI pour lancer un projet pilote d’agent conversationnel propulsé par l’intelligence artificielle qui répondra instantanément aux questions les plus fréquentes sur les politiques, les procédures et les exigences réglementaires.
Les essais sont en cours et le projet, qui servira également de pilote pour le développement d’agents conversationnels de plus grande capacité, devrait être lancé en mai.
« Le projet pilote nous permettra d’évaluer la gouvernance, la précision et l’expérience utilisateur dans un environnement contrôlé. Les données recueillies alimenteront directement l’écosystème conversationnel en cours de conception pour l’Université », explique Darlene Inamahoro, gestionnaire de portefeuille, IA et automatisation, Services informatiques. « Nous aidons notre communauté à gagner du temps et à trouver plus facilement les informations dont elle a besoin. »
Portail d’inscription des fournisseurs
Décembre 2026
Pour les membres du personnel et du corps enseignant, l’ajout d’un fournisseur à la plateforme McGill Marketplace (MMP) est depuis longtemps source d’irritation : le processus s’étire sur une trentaine de jours, exige la collecte de données bancaires sensibles et entraîne de nombreux échanges de courriels avant qu’un achat puisse être conclu.
Cette année, les Services d’approvisionnement lanceront un portail permettant aux fournisseurs de s’inscrire eux-mêmes, ce qui réduira considérablement les délais tout en améliorant la qualité des données.
« Les fournisseurs géreront eux-mêmes leurs coordonnées bancaires et seront régulièrement invités à mettre leurs informations à jour, ce qui évitera les longs échanges de courriels nécessaires pour la tenue des dossiers et le respect de nos politiques internes. »
« Ce processus est depuis longtemps une source majeure d’irritation pour notre communauté, et nous allons y remédier », conclut François Pouliot.
Transformation progressive, un projet à la fois
« Notre transformation, c’est une amélioration continue fondée sur des données solides, comme celles que nous avons recueillies l’année dernière grâce à UniForum et à d’autres outils », précise le professeur Dave Stephens, responsable académique d’Horizon McGill.
UniForum est un service qui aide les universités du Canada et d’ailleurs à mieux comprendre le fonctionnement de leurs activités administratives. Il permet de sonder la satisfaction du corps professoral et du personnel à l’égard des services administratifs (comme le soutien à l’approvisionnement), de mesurer les coûts de ces services et de comparer les données à celles d’autres universités. En décembre 2025, Horizon a publié une vidéo expliquant ces données et a organisé une séance de questions-réponses en direct.
« L’excellent travail des Services de l’approvisionnement fera économiser du temps et de l’argent à toute la communauté et lui épargnera bien des frustrations. La mission d’Horizon est de faire de McGill un milieu où il est encore plus agréable de travailler et d’étudier, et c’est ainsi que nous y parviendrons : un projet à la fois », conclut Dave Stephens.
Pour en savoir plus sur les projets présentés ici et d’autres initiatives en matière d’approvisionnement, veuillez communiquer avec la personne responsable des achats de votre faculté ou unité.